Le assemblee delle società cooperative possono essere convocate, in conseguenza dell’epidemia dovuta al nuovo Coronavirus, sino al 30.6.2020 con le misure emergenziali previste dall’art. 106 D.L. 18/2020 (c.d. “Cura Italia”), convertito in legge il 24.4.2020, senza modifiche nella parte che interessa le modalità di convocazione e svolgimento delle assemblee delle società cooperative.
In particolare la società cooperativa può avvalersi delle disposizioni previste dal secondo e dal sesto comma del citato art. 106.
Il secondo comma dell’art. 106 D.L. 18/2020 prevede l’impiego di mezzi di telecomunicazione, abbinati con il voto per corrispondenza o per via elettronica, che consenta di assicurare l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione ai lavori assembleari e l’esercizio del diritto di voto. Si tratta di una modalità di svolgimento delle assemblee che può risultare particolarmente difficile da utilizzare per le cooperative che abbiano un considerevole numero di soci, ed in particolare per le cooperative che siano tenute ad effettuare le assemblee separate in prevenzione dell’assemblea generale, secondo quanto previsto dall’art. 2540, cod. civ.. In particolare va rilevato come l’esigenza di identificazione dei partecipanti imponga il ricorso alla videoconferenza, che per numeri potenzialmente elevati di partecipanti può essere molto difficile realizzare.
Nel caso in cui il ricorso alla videoconferenza debba essere considerato precluso dalle particolari caratteristiche – dimensionali e/o organizzative – della cooperativa si dovrà ricorrere allo strumento del Rappresentante Designato, già previsto dall’art. 135 undecies del TUF per le società quotate, reso applicabile, per deroga espressa introdotta dal sesto comma dell’art. 106 D.L. n. 18/2020.
Con una certa approssimazione, il Rappresentante Designato può essere descritto come un collettore di voti per corrispondenza. In caso di articolazione delle assemblee con assemblee separate seguite dall’assemblea generale, si potrà ricorrere allo strumento del Rappresentante Designato per le une e per l’altra; le assemblee separate, quindi, esprimeranno i delegati che a loro volta trasmetteranno la delega di voto al Rappresentante Designato per l’assemblea generale.
Il Rappresentante Designato è nominato dall’Organo Amministrativo e non sono previsti particolari requisiti di tipo qualitativo e professionale, può essere una società specializzata oppure un professionista di fiducia della cooperativa.
L’avviso di convocazione dovrà indicare il Rappresentante Designato e declinare puntualmente le modalità di invio delle deleghe di voto, secondo un modello già predisposto, al Rappresentante Designato medesimo, che le dovrà ricevere entro e non oltre i due giorni precedenti la data fissata per l’assemblea.
All’assemblea (separata o generale) potranno partecipare solo il presidente, il segretario e il Rappresentante Designato, eventualmente ricorrendo a mezzi di telecomunicazione che consentano l’identificazione dei partecipanti, secondo modalità compatibili con quanto recentemente precisato dalla massima n. 187 dell’undici marzo 2020, con la quale si è chiarito che l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, ove consentito, può riguardare la totalità dei partecipanti alla riunione, ivi compreso il presidente, fermo restando che nel luogo indicato nell’avviso di convocazione deve trovarsi il segretario verbalizzante o il notaio, che siano incaricati di accertare coloro che partecipano alla riunione, con conseguente eventuale differimento della sottoscrizione del verbale o con sottoscrizione del solo notaio in caso di verbale in forma pubblica.
